RGPD

La loi N° 78-17 modifiée dite Loi Informatique et Libertés, et le Règlement (UE) N°2016/679 du 27 avril 2016 dit RGPD règlementent l’utilisation des données à caractère personnel. La Société ADOA (notée ci-après AKOS) s’engage à respecter et protèger vos données personnelles en conformité avec la loi.

Cette législation impose des obligations strictes pour le dirigeant et les employés quant à la collecte et à l’utilisation que pourra être faite des données relatives à une personne physique et donne des droits aux personnes concernées, personnes dont les données ont été collectées, traitées.

La présente Politique externe relative à la Vie Privée est éditée par la Société ADOA, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nantes sous le numéro 42442081800033, dont le siège social est situé 8 Avenue Descartes – 44119 Treillières, représenté par Monsieur Emmanuel Bourget, en sa qualité de gérant.

Elle a pour objectif d’informer les Personnes concernées de la manière dont leurs données à caractère personnel sont collectées et traitées par le Responsable de traitement.

Le cas échéant, le caractère non obligatoire des données que vous pouvez être amenées à renseigner est indiqué sur les formulaires de collecte par un astérisque. A défaut de réponse, AKOS ne sera pas en mesure de traiter votre demande.

Définitions

« Données à caractère personnel », « catégories particulières de données », « traiter/traitement », « responsable du traitement », « sous-traitant », « personne concernée » ont la même signification que dans le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;

Constitue un « traitement de données à caractère personnel » toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction ;

Un « fichier de données à caractère personnel » s’entend de tout ensemble structuré et stable de données à caractère personnel accessible selon des critères déterminés, que cet ensemble soit centralisé, décentralisé ou réparti de manière fonctionnelle ou géographique ;

Les « Destinataires » désignent toute personne habilitée à recevoir communication des données qu’il s’agisse ou non d’un tiers autres que le Client, le sous-traitant ou les autorités publiques dans le cadre d’une mission d’enquête particulière ;

Les « Tiers » désignent toute personne placée sous l’autorité directe du responsable de traitement ou du sous-traitant, autorisée à traiter les données à caractère personnel ;

Les principes de la règlementation sur la protection des données

Il faut que trois conditions soient remplies pour que cette législation s’applique :

Présence d’informations concernant une personne tel que Nom, Adresse, Date Naissance, Matricule, Numéro de téléphone, Identifiant, etc.
Traitement de ces informations tel que la collecte, l’utilisation, l’enregistrement, etc.
Figurant dans des fichiers informatiques (Base de données, excel,..) ou classeurs papiers

Lorsque les dispositions relatives à la Protection des données s’appliquent, les principes sont les suivants :

• Finalité déterminée : Les données à caractère personnel ne peuvent être recueillies et traitées que pour un usage défini avant la collecte ;
• Finalité explicité : les finalités sont compréhensibles par tous et portées à la connaissance des personnes concernées ;
• Finalité légitime : l’intérêt du responsable de traitement ne doit pas aller à l’encontre de celui de la personne concernée. Les finalités du traitement ne doivent pas aller à l’encontre de la loi ni des droits et libertés fondamentales des personnes ;
• Minimisation des données : Les données collectées doivent être nécessaires à la bonne marche du traitement. De manière générale elles doivent être proportionnelles à la finalité que poursuit le traitement ;
• Durée de conservation limitée : les informations ne peuvent être conservées au-delà de la réalisation de la finalité ;
• Accès restreint aux données : Les données doivent être traitées d’une manière confidentielle et doivent uniquement être divulguées aux personnes habilitées à en prendre connaissance dans le cadre de leurs missions ;
• Sécurité physique et logique : Compte tenu de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques, dont le degré de probabilité et de gravité varie, pour les droits et libertés des personnes physiques, le responsable du traitement et le sous-traitant mettent en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque, y compris entre autres, selon les besoins
• Obligation d’information : Les personnes doivent être informées de l’existence d’une collecte de données les concernant (identité du responsable du traitement, finalité poursuivie, caractère obligatoire ou facultatif des réponses et conséquences éventuelles d’un défaut de réponse, destinataires, droits des personnes et comment les exercer, et, le cas échéant, des transferts de données à caractère personnel envisagés à destination d’un État non membre de la Communauté européenne) ;
• Droit des personnes : Les personnes disposent de droits issus de cette loi et peuvent demander à avoir accès, de rectifier éventuellement de supprimer ou s’opposer dans certains cas à ce que les données fassent l’objet d’un traitement ;
• Transfert de données hors Union Européenne : par principe, tout transfert de donnée hors de l’Union Européenne est interdit. Si des transferts sont effectués, toute information devra en être faite aux personnes concernées sur la destination, les moyens, les objectifs.

Objet de la procédure

La présente procédure a pour objectif d’informer les Personnes concernées de la manière dont leurs données à caractère personnel sont collectées et traitées par le Responsable de traitement.

Elle permet également de définir et garantir les rôles et responsabilités de chacun des acteurs impliqués dans la mise en œuvre de traitements ainsi que les grands principes de protection des données applicables. En outre, AKOS communique la présente à des fins de transparence sur les traitements mis en œuvre.

Périmètre

Cette procédure s’applique à tout collaborateur AKOS ainsi qu’à toute personne, physique ou morale, qui serait amenée à traiter des données à caractère personnel pour le compte d’AKOS.

La procédure est diffusée auprès de toute personne extérieure concernée par les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par les collaborateurs de AKOS ou par toute personne ayant légitimement accès aux ressources informatiques de AKOS.

Conformément aux obligations issues de la loi N°2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique, vous trouverez ces informations sous la rubrique mentions légales.

Afin de permettre à AKOS de garantir la conformité, l’attention quotidienne et la rigueur de chaque collaborateur est exigée lors de la collecte et l’utilisation de données personnelles, que ces dernières soient informatisées ou manuelles (papier classeur).

En cas de question, s’adresser à la société via le formulaire de contact.

En cas de non-conformité relative à la loi Informatique et Libertés ou à la Règlementation Européenne sur la Protection des Données, la responsabilité d’un collaborateur ne pourra être engagée.

Traitements

Des traitements sont mis en place sur notre site ont pour finalités de permettre :

• de nous contacter par formulaire ;
• l’élaboration de statistiques relatives à la fréquentation du site ;

Les données collectées par AKOS sont à destination exclusives de AKOS. Les données traitées dans le cadre d’opérations de prospection avec votre accord ne pourront être conservées plus de 3 ans après le dernier contact émanant de votre part ou dans le cadre de votre opposition. Les cookies statistiques ne sont pas conservés au-delà de 14 mois.

Conformément aux articles 38 à 40-1 de la loi n° 78-17 modifiée du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (dite « Loi informatique et Libertés »), les personnes concernées disposent d’un droit d’accès, de rectification, de suppression, de directives sur vos données après décès (vos données seront supprimées à défaut de directives contraires de votre part) et d’opposition pour motif légitime, que vous pouvez exercer en nous adressant un message via le formulaire de contact du site. Vous pouvez cesser de recevoir nos newsletters en cliquant sur le lien de désinscription présent sur chaque newsletter.

Dans le cas où une violation quelconque de données a été détectée, il appartient au responsable de traitement d’informer notamment toute personne, dont les données personnelles ont été interceptées de quelque manière par un tiers non autorisé, de l’incident par une notification dans un délai maximal de 72 heures.

Une procédure de gestion des réclamations et demandes relatives à l’exercice des droits des personnes est annexée au présent document. Celle-ci mentionne notamment les modalités d’exercice, la chaine de traitement et les délais de communication.

Conformément au Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des données à caractère personnel, vous disposez des droits suivants sur vos données : droit d’accès, droit de rectification, droit à l’effacement (droit à l’oubli), droit d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité. Vous pouvez également définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données à caractère personnel après votre décès.

Vous pouvez, pour des motifs tenant à votre situation particulière, vous opposer au traitement des données vous concernant. Sous réserve d’un manquement à aux dispositions ci-dessus, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

AKOS se tient à votre disposition pour tout renseignement complémentaire quant à l’utilisation de données vous concernant. Merci de lui envoyer votre demande par voie postale à : 8 Avenue Descartes – 44119 Treillières ou via le formulaire de contact du site.

Les données à caractère personnel collectées sur le site sont exclusivement réservées à AKOS.

AKOS se réserve le droit de transmettre les données à caractère personnel des personnes concernées afin de satisfaire à ses obligations légales, et notamment si elle en était contrainte par réquisition judiciaire.

Par la présente, AKOS s’engage à ne pas transférer vos données en dehors de l’Union Européenne. De plus, dans le cas où AKOS a recours à des prestataires sous-traitants, ces derniers ont notamment été choisis pour les garanties de sécurité suffisantes qu’ils offraient.

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La présente politique entre en vigueur le 06/06/2019.

Cette procédure fera l’objet d’une actualisation régulière.